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10 Excel-Tipps für schnelleres Arbeiten durch Tastenkombinationen (Shortcuts) und Maustricks
In diesem Artikel erhalten Sie zehn sofort anwendbare Excel-Tipps in Form
von Tastenkombinationen (Shortcuts) und Maus-Aktionen, durch die Sie Ihre Arbeit
mit Microsoft Excel spürbar schneller gestalten können.
Wenn Sie täglich mit dem Programm Excel arbeiten, dann werden Sie sich
vermutlich wünschen, bestimmte regelmäßig wiederkehrende Aktionen noch zügiger
ausführen zu können. Im Folgenden erhalten Sie zehn sofort umsetzbare Tipps, mit
denen Sie durch die Nutzung von Tastenkombinationen (Shortcuts) und Mausaktionen deutlich
zügiger arbeiten werden.
Die meisten Tipps funktionieren in allen
Excel-Versionen, nur Tipp 10 bezieht sich lediglich auf die Versionen Excel
2016, Excel
2013, Excel 2010 und Excel 2007.
Eine Zusammenfassung dieser Excel-Tipps in Tabellenform erhalten Sie in
folgender PDF-Datei:
Excel-Tipps für schnelleres Arbeiten (PDF)
Excel-Tipp 1: Aktuelles Datum bzw. aktuelle Uhrzeit mit der Tastenkombination
"Strg + (Shift +) [Punkt]" in eine Excel-Zelle einfügen
Häufig benötigt man in einer Zelle der Excel-Tabelle das aktuelle Datum, das
sich nicht (wie dies bei der Excel-Formel "=HEUTE()" der Fall ist) automatisch
verändern soll. Dazu gibt es die nützliche Tastenkombination "Strg + [Punkt]".
Sie halten dafür die Strg-Taste gedrückt und drücken dann kurz die Taste mit dem
Punkt. Wenn Sie zusätzlich zur Strg-Taste die Shift-Taste (auch Umschalt-Taste
oder Großschreib-Taste genannt) gedrückt halten, wird statt des Datums die
Uhrzeit eingetragen. Sie können diese Tastenkombinationen entweder drücken,
nachdem Sie eine Zelle der Excel-Tabelle angeklickt haben, oder auch mitten in
einem Text, den Sie gerade in eine Zelle eintragen, wie z. B. "Erstellt am
[Datum] um [Uhrzeit]".
Excel-Tipp 2: Bewegen und Markieren in Excel-Tabellen mit dem Shortcut
"Strg + (Shift +) [Pfeiltasten]"
Es gibt verschiedene Wege, die Markierung in einer Excel-Tabelle von einer
Zelle zu einer anderen zu bewegen. Wenn Sie aber von einer beliebigen Position
zum Ende oder zum Anfang einer Zeile bzw. Spalte springen wollen, dann sollten
Sie die Tastenkombination "Strg + [Pfeiltasten]" anwenden. Das heißt z. B., wenn
die Markierung sich in A1 befindet, können Sie die Tastenkombination "Strg +
[Pfeil nach unten]" ausführen, damit die Markierung an das Ende der Spalte A
springt. Die Voraussetzung hierfür ist, dass sich keine Zellen ohne Inhalt in
der Spalte A befinden, denn sonst hält die Markierung bei der jeweiligen Zelle
davor. Falls sich zwischen der aktuellen Lage der Markierung und dem Ende bzw.
Anfang des Tabellenblattes keine nichtleere Zelle mehr befindet, dann springt
die Markierung an den Anfang bzw. an das Ende des Tabellenblattes.
Wenn Sie
zusätzlich zur Strg-Taste die Shift-Taste drücken, dann bewirkt dieser Shortcut, dass sich nicht nur die Markierung an die entsprechende
Stelle in der Excel-Tabelle bewegt, sondern bis dorthin markiert wird.
Excel-Tipp 3: Tabellenbereich blitzschnell mit der Tastenkombination "Strg + Shift
+ *" markieren
Oft möchte man einen ganzen zusammenhängenden Bereich der Excel-Tabelle markieren,
um ihn beispielsweise zu formatieren, oder daraus ein Diagramm zu erstellen.
Verwenden Sie dazu am besten die folgende Möglichkeit. Markieren Sie eine
einzige Zelle in diesem Datenbereich und drücken Sie danach die
Tastenkombination "Strg + Shift + *". Gemeint ist der Stern auf dem
Buchstabenblock, rechts neben dem Buchstaben "Ü".
Excel-Tipp 4: Spalten oder Zeilen löschen bzw. einfügen per Shortcut
"Strg + [Pluszeichen]" bzw. "Strg + [Minuszeichen]"
Gehen wir einmal davon aus, Sie wollen zwischen den Zeilen 4 und 5 fünf leere
Zeilen einsetzen. Hierzu markieren Sie zuerst die Zeilen 5 bis 9, indem Sie mit
der Maus auf den Zeilenkopf 5 klicken und mit gedrückter Maustaste runterziehen
bis zum Zeilenkopf 9 (Zeilenköpfe sind die Schaltflächen, auf denen die
Zeilennummern stehen). Anschließend drücken Sie die Tastenkombination "Strg +
[Pluszeichen]". Um Zeilen wieder zu entfernen, benutzen Sie die
Tastenkombination "Strg + [Minuszeichen]".
Falls Sie gerne auch das Markieren
der Zeilen mit einem Excel-Shortcut erledigen möchten, dann nutzen Sie noch
diesen Tipp: Bewegen Sie die Markierung in irgendeine Zelle der Zeile 5. Drücken
Sie dann den Shortcut "Shift + [Pfeil nach unten]" so häufig, bis Sie
fünf untereinander liegende Zellen markiert haben. Danach drücken Sie die
Tastenkombination "Shift + [Leertaste]", wodurch die Zeilen 5 bis 9 komplett
markiert werden. Bei dem Markieren von Spalten gehen Sie analog vor und
betätigen zum Schluss die Tastenkombination "Strg + [Leertaste]".
Analog
läuft das Ganze beim Einfügen bzw. Löschen von Spalten in die Excel-Tabelle.
Excel-Tipp 5: Verschieben und gleichzeitiges und Umsortieren von Listen-Elementen
durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter Shift-Taste
Nehmen wir einmal an, Sie haben in einer Excel-Spalte eine Auflistung von
Personen in einer bestimmten Reihenfolge von oben nach unten erstellt. Wie
können Sie nun bei Bedarf diese Reihenfolge ändern, ohne aufwändig zwischendurch
Leerzeilen einzubauen und mit Kopieren oder Ausschneiden zu arbeiten? Kein
Problem. Sie klicken zunächst das Element an, das Sie an eine andere Stelle
schieben wollen. Dann klicken Sie auf den Markierungsrahmen und halten die Maus
gedrückt (nicht auf das Kopierkästchen klicken!). Mit zusätzlich gedrückter
Shift-Taste bewegen Sie nun das Element an die Position, wo es eingefügt werden
soll. Wenn an der korrekten Stelle eine Linie mit einem Doppel-T auftaucht,
lassen Sie erst die Maustaste und anschließend die Shift-Taste los. Auf diese
Weise können Sie auch mehrere Zellen verschieben oder Elemente nach rechts oder
links versetzen.
Excel-Tipp 6: Gleichzeitig auf mehreren Tabellenblättern arbeiten in Excel durch
Markieren der Tabellenblätter
Häufig möchte man in MS Excel bestimmte Aktionen auf mehreren
Tabellenblättern gleichzeitig ausführen. Das ist leicht möglich, wenn Sie die
jeweiligen Blätter gleichzeitig markieren, was auch Gruppieren genannt wird.
Wenn Sie unterschiedliche Tabellenblätter markieren möchten, welche sich direkt
nebeneinander befinden, klicken Sie auf den ersten Blatt-Reiter des Bereiches,
halten anschließend die Shift-Taste gedrückt und klicken anschließend auf den
letzten Tabellenblatt-Reiter des Bereiches. Möchten Sie einzelne Blätter
"herauspicken", halten Sie anstatt der Shift-Taste die Strg-Taste gedrückt.
Arbeiten, die Sie nun auf einem Blatt des gruppierten Bereiches ausführen,
werden sofort auf allen markierten Blättern ausgeführt. Denken Sie daran, am
Ende diese Gruppierung wieder aufzuheben, indem Sie einen Rechtsklick auf einen
der gruppierten Tabellenblatt-Reiter machen und dann auf "Gruppierung aufheben"
klicken. Sie können alternativ dazu auch auf einen unmarkierten
Tabellenblatt-Reiter klicken.
Excel-Tipp 7: Per Tastenkombination "Alt + [Enter]" mehrzeilig in einer
Excel-Zelle schreiben
Möglicherweise ist Ihnen die Möglichkeit bekannt einen Zeilenwechsel in einer
Excel-Zelle zu erzeugen, in dem Sie über einen Rechtsklick auf die Zelle in das
Fenster "Zellen-formatieren" gehen und dort auf der Registerkarte "Ausrichtung"
den Haken bei "Zeilenumbruch" setzen.
Wenn Sie jedoch schnell einen manuellen
Zeilenwechsel an einer ganz bestimmten Position einfügen wollen, um mehrere
Zeilen in der Zelle zu schreiben, dann betätigen Sie an der Position, an der der
Zeilenwechsel erfolgen soll, einfach den Shortcut "Alt + [Enter]".
Excel-Tipp 8: Die AutoSumme mit dem Shortcut "Alt + Shift +
[Gleichzeichen]" einfügen
Additionen mit der AutoSummen-Funktion werden in Excel sehr oft erstellt.
Dies können Sie zum einen mit dem entsprechenden Summen-Symbol ganz rechts auf
der Start-Registerkarte des Menübandes erledigen. Etwas schneller geht das aber,
wenn Sie den Shortcut "Alt + Shift + [Gleichzeichen]" verwenden.
Vorsicht: mit dem Shortcut "Alt + Shift" allein schalten Sie das
Tastaturschema auf andere Sprachen um, was Sie z. B. beim englischen
Tastaturlayout daran bemerken, dass Sie ein "Y" erhalten, obwohl Sie ein "Z"
gedrückt haben. Wenn dies versehentlich passiert, drücken Sie lediglich noch
einmal die Tastenkombination "Alt + Shift".
Excel-Tipp 9: Automatisches Kopieren von Inhalten in darunter liegende Zellen per
Doppelklick auf das Kopierkästchen.
Den meisten Anwendern von MS Excel ist bekannt, dass sie mit dem
Kopierkästchen, rechts unten an der Ecke der ausgewählten Zelle (das kleine
Quadrat), durch Ziehen mit der Maus den Inhalt der Zelle kopieren können. Viele
kennen es jedoch nicht, dass man mit diesem Kopierkästchen nach unten noch
deutlich schneller kopieren kann.
Betrachten wir dazu ein Beispiel. In der
Spalte C haben Sie Preise eingegeben und in der Spalte D Verkaufsmengen. In der
Zelle E2 haben sie mit der Formel "=C2*D2" den Umsatz errechnet.
Um die
korrekten Formeln jetzt in die darunter liegenden Zellen zu bekommen, klicken
Sie jetzt doppelt auf das Kopierkästchen. Excel kopiert nun automatisch die
Formel nach unten, bis ans Ende der Liste.
Excel-Tipp 10: Schnell weitere Symbole in die Schnellzugriffsleiste einsetzen über
Rechtsklick auf beliebige Symbole im Menüband
Wenn Sie nun denken: "Diese Tastenkombinationen kann ich mir doch nicht
merken, ich bleibe besser bei meiner guten alten Maus.", dann erhalten Sie jetzt
noch einen Tipp, mit dem auch Sie schneller arbeiten werden. Links oben in der
Ecke des Excel-Fensters finden Sie die Schnellzugriffsleiste. Da diese immer
sichtbar ist, können Sie deren Symbole jederzeit anklicken, egal auf welcher
Registerkarte des Menübandes Sie sich gerade befinden. Standardmäßig befinden
sich auf dieser Symbolleiste jedoch nur wenige Symbole (Speichern, Rückgängig
machen und Wiederherstellen). Um weitere Symbole schnell hinzuzufügen, können
Sie jedes beliebige Symbol, dass sich auf irgendeiner Registerkarte des
Menübandes befindet, mit der rechten Maustaste anklicken und danach auf "Zu
Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen".
Damit Sie diese Excel-Tipps nicht vergessen, klicken Sie bitte auf den
folgenden Hyperlink, um eine Merkhilfe als PDF-Datei herunterzuladen.
Excel-Tipps für schnelleres Arbeiten (PDF)
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